Ярославский центр производственной кооперации и субконтрактации

Мария АДЛЕР, старший юрист, руководитель отдела по работе с клиентами:
«Чтобы правильно выбрать аутсорсера, определитесь, чего именно вы от него ожидаете – экономии по сравнению с содержанием собственных служб, повышенной ответственности (за результат), удобства в работе или компетентности. Не требуйте всего сразу: одновременное выполнение этих требований в принципе невозможно».

Опубликовано в еженедельнике «На стол руководителю» 04.12.2006

Учетные, налоговые и юридические функции прибыли не приносят и считаются второстепенными. Но их непосредственное влияние на результаты всего предприятия таково, что они определяют устойчивость бизнеса и его перспективы.

Как управлять тем, в чем не являешься специалистом?

От эффективности работы учетных, налоговых и юридических служб зависит все предприятие, а иногда и его существование, поэтому вопрос организации и управления этими функциями должен входить в компетенцию самого высшего руководства наряду с основной, профильной, деятельностью.

Как правило, руководитель знает все особенности и нюансы профильной деятельности предприятия, тогда как учет, налоги и право для него – «черный ящик». Реально управлять и контролировать при этом невозможно, поэтому решение доверить функции учета, налогов и юридической защиты наемным специалистам выглядит логичным.

Но именно это решение создает для предприятия скрытые и неконтролируемые риски. Очень неприятная для руководителя особенность учета, налоговых и юридических функций состоит в том, что все основные ошибки, способные нанести предприятию значительный ущерб, могут годами никак себя не проявлять до определенного момента (налоговой проверки, судебного иска, нарушения контрагентом обязательств и т.п.). Когда такой момент наступает, поднимать вопрос о виновных и их ответственности за ущерб уже бесполезно. Во-первых, размер ущерба, как правило, таков, что наемный специалист просто не способен его покрыть, а во-вторых, часто оказывается, что ошибка вообще допущена его предшественником.

Думать, что ответственность делегирована наемному специалисту – опасная иллюзия для руководителя. Наемный работник не способен принять на себя ответственность, за его ошибки всегда будет расплачиваеться предприятие, независимо от того, понимает это руководитель или нет.

Ответственность

Почему нельзя возложить ответственность на того, кто вырабатывает и принимает решения, т.е. на специалиста? Теоретически наемный специалист может нести материальную ответственность перед работодателем за причиненный ему ущерб; ответственность (административную и уголовную) по закону как должностное лицо; может рисковать профессиональной репутацией в случае некомпетентности (например, увольнение по «нехорошей» статье ТК).

Материальная ответственность. По закону материальная ответственность за причинение вреда вследствие профессиональной ошибки не предусмотрена. Максимум, что может взыскать работодатель, – заработок специалиста, который можно незаконно задержать или не выплатить. Зарплата высококвалифицированного специалиста в области УНП может быть значительной, но она всегда на порядок меньше возможных последствий ошибок и небрежности. Поэтому в реальной ситуации за него всегда расплачивается предприятие.

Ответственность специалиста как должностного лица не так значительна, как обычно думают. Например, для юриста организации она вообще не предусмотрена. Ответственность за организацию учета и выполнение требований налогового и другого законодательства всегда несет руководитель.

Законодатель устанавливает правило – перед контролирующим органом отвечает руководитель, а уже позаботиться о том, как организовать работу так, чтобы выполнялись все требования закона, он должен сам. При этом, закон не дает в руки работодателю практически никаких инструментов. Ответственность за некомпетентность или профессиональную ошибку в Трудовом кодексе не предусмотрена. Фактически Трудовой кодекс устанавливает в отношениях работник – работодатель презумпцию виновности работодателя и предполагает, что все неясности и неоговоренные в контракте, должностных обязанностях и инструкциях случаи трактуются в пользу работника. Четко проработанные должностные обязанности, инструкции и контракты – большая редкость, чем с успехом и пользуются сотрудники в невыгодной для себя ситуации. Суд в конфликтных ситуациях всегда на стороне работника.

Потеря деловой репутации. Опасение скандала, боязнь потерять репутацию в какой-то степени может быть гарантией добросовестности и ответственности. Но далеко не всегда: эта мотивация работает на очень высоком профессиональном уровне (крупный бизнес, узкие и закрытые профессиональные сообщества, специфические сферы деятельности), т.е. когда рынок и специалистов, и работодателей узок, когда все специалисты известны наперечет и находятся на виду. В условиях Москвы, юрист или бухгалтер, работающий в малом или среднем (а иногда и крупном) бизнесе, редко принимает во внимание вопрос репутации, поскольку рынок труда настолько широк, а работодатели настолько беспечны (или точнее, не знают как им следует поступать), что он без особенного труда найдет себе работу, даже если с ним расстались на прежней работе со скандалом.

Что делать?

Для повышения ответственности собственных специалистов предприятия основная задача руководства – обеспечить наличие четко проработанных должностных инструкций и эффективной системы административно-кадрового документооборота. Проблему это не решит, но улучшит мотивацию и контроль.

В целом же, чтобы как-то контролировать риски, связанные с функциями учета, налогов и права, руководителю необходимо либо выявлять ошибки специалистов до того, как они нанесут ущерб (т.е. выстроить эффективную систему внутреннего контроля текущей деятельности и состояния дел), либо передать функции исполнителю, способному реально нести ответственность за результат (т.е. самому оплачивать свои ошибки). В противном случае – возникновение проблем в результате ошибок в учете или юридических документах – вопрос времени и удачи.

Система внутреннего контроля

Оперативно контролировать компетентного специалиста может только еще более компетентный специалист, поэтому построение службы текущего контроля (внутреннего аудита) – сложная и дорогостоящая задача, которая по плечу только большим предприятиям. Средний, а тем более малый бизнес, редко может себе это позволить.

Решением, доступным для малого и среднего бизнеса, является итоговый контроль – налоговый и юридический аудит истекшего периода (не путать с обязательным аудитом отчетности). Такой контроль является итоговым (т.е. он не предотвратит ошибку, но поможет ее исправить до того как она обратится в убытки). Затраты на такой аудит не составят более 20% от бюджета соответствующей службы за проверяемый период. Во-первых, проверка покажет, насколько оправданно потрачены средства на содержание службы, а во-вторых, учитывая масштаб возможных последствий невыявленных вовремя ошибок, такие затраты не чрезмерны даже для самого малого бизнеса.

Аутсорсинг – возможности и опасности

Аутсорсер, ведущий ценовую войну с расходами клиента на собственных специалистов, будет приносить в жертву либо ответственность, либо компетентность, либо все сразу.

Аутсорсинг позволяет предприятию как решить вопрос организации контроля (оперативного и итогового), так и передачи самих функций на исполнение аутсорсеру, т.к. потенциально имеет ключевое преимущество: на аутсорсера можно возложить ответственность за результат.

Ответственность. На сотрудника нельзя возложить ответственность, а на аутсорсера можно. Значит, появляется возможность полного делегирования с контролем «по результату». Но эта ответственность должна быть детально определена в договоре и подкреплена, как минимум, реальным договором страхования профессиональной ответственности.

Компетентность. У специалиста аутсорсинга гораздо больше возможностей специализации, развития профессиональных знаний и исследований, чем у специалистов соответствующих служб самого предприятия. Опыт узкопрофессиональных специалистов может быть объединен и получена синергия. Но это – тоже лишь возможность. Специализация, знания и исследования должны быть очевидны в виде публикаций, научных работ, признания профессионального сообщества, реализованы в виде проектов и подтверждены клиентами. Должны быть технологии объединения и систематизации опыта в виде организационной структуры, аттестационных процедур, внутренних стандартов и т.п.

Гибкость. Аутсорсинг как технология позволяет клиенту быстро изменить масштабы или направления сотрудничества, и при этом заметно сэкономить на затратах на организацию, закупки оборудования, поиски офиса, наем специалистов, или наоборот, – увольнение, сворачивание работы и т.д.

При выборе партнера для аутсорсинга следует помнить, что и эти, и почти все другие преимущества аутсорсинга – только возможности, которые еще нужно реализовать. Если эти преимущества не реализованы, то их и нет. В то же время – главный недостаток – степень зависимости аутсорсера от клиента гораздо меньше, чем зависимость сотрудника от работодателя, а «прозрачность» работы гораздо меньше, чем прозрачность собственных служб клиента. Аутсорсер для клиента – «черный ящик».

Поэтому, явится аутсорсинг решением или только увеличит риски, зависит от выбора, который сделает предприятие и его руководитель.

Ярославский центр субконтрактации
150000, Ярославль, ул. Свободы, 62
Телефон/факс: (4852) 21-85-24, 45-80-57, E-mail: subcontr@yartpp.ru